第一章  总  则

第一条  为加强本基金会档案管理，促进档案管理规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局第１号令），参照《民政部、国家档案局关于印发<社会组织登记档案管理办法>的通知》(民发〔2010〕101号)等规定和本基金会章程，结合实际，制定本制度。

第二条  档案工作坚持统一管理、分工负责的原则，本基金会秘书处负责基金会档案的统一管理。

第三条  秘书处应指定档案管理人员负责接收档案资料，并做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅。

 

第二章  归档范围

第四条  归档范围按照有关规定执行。凡是反映本基金会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。

第五条  根据案卷内容、业务项目等因素，将基金会档案分为：基金会章程制度、基金会会议材料、捐赠项目材料、上级部门文件、领导批示、会计凭证、年度报告、其他文档等八大类，各类档案根据项目不同分别立卷，若需要可在卷内分目。

 

 

第三章  归档要求

第六条  凡属归档范围的文件材料，应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案管理人员移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第七条  归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。有关人员要严格把关，不得将不合规范的文件材料归档。

第八条  归档的文件材料应当齐全完整，以“件”为单位进行整理。一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，传真件应当复印并与原件为一件，请示与批复各为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。

第九条  归档文件应按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。

第十条  建立电子档案，有电子版的归档文件，一律与纸质文件同步存档，并做好电子档案的备份存储工作。

第十一条  归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。

    第十二条  归档文件，应依类别、卷次、目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码。档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称。

 

 

第四章  档案的保管、移交、销毁

第十三条  档案保管应配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防尘、防虫等工作，保证档案的完好与安全。定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第十四条  档案不得借出，如有特殊需要，经秘书长和理事长批准，由本会档案管理人员陪同并办理登记手续，可以提供查阅、摘抄、复印。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损。发现上述情况应追究当事人责任。

第十五条  保存期限。文件保存期限除政府有关法令或本基金会其他规章特定者外，依下列规定办理：?

      （一）永久保存：1、基金会章程；2、各届理事会成员名簿；3、基金会相关规程及办事细则；4、理事会会议记录；5、基金会年度工作报告；6、上级机关核准文件；7、其他经核定须永久保存的文书。

    （二）10年保存：1、预算、决算书类；2、会计凭证；3、基金会总结、计划资料；4、期满或解除之协议；(5)其他经核定须保存10年的文书。

        （三）1年保存：结卷后无长期保存必要者。

第十六条  年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

    第十七条  档案移交、销毁按有关法律规定执行。

 

第五章  附  则

第十八条  本制度未尽事宜或与有关规定不一致的，按有关规定执行。

第十九条  本制度由理事会负责解释。

第二十条  本制度自2016年4月28日开始执行。